onze klanten oplossingen aanbieden en toegevoegde waarde leveren. Daarom denken we verder, lopen we hard en zoeken we samen naar de beste samenwerking.
Hier vind je snel meer info: https://prorem.be/
Ik wil weten waar ik op moet letten bij aanbestedingen
Als facilitair manager of projectleider bent u ongetwijfeld bekend met het proces van aanbestedingen. Het is een cruciale stap in de uitvoering van facilitaire projecten en contracten. Bij Prorem, experts in facility management, begrijpen we het belang van een zorgvuldige aanpak bij aanbestedingen. In deze blog verkennen we de belangrijkste aandachtspunten om ervoor te zorgen dat u de juiste keuzes maakt en uw doelen bereikt.
Begrijp het doel van de aanbesteding
Voordat u begint met de aanbesteding, is het essentieel om het doel ervan duidelijk te hebben. Wilt u een specifieke dienst of product inkopen? Of zoekt u misschien een partner voor een langdurig contract? Door het doel te begrijpen, kunt u de vereisten en criteria beter definiëren.
Definieer uw vereisten
Stel precieze vereisten op voor wat u nodig hebt. Dit omvat technische specificaties, kwaliteitsnormen, leveringstermijnen en andere relevante criteria. Hoe gedetailleerder uw vereisten, hoe beter u de juiste leverancier of partner kunt identificeren.
Praktische tip
Raadpleeg interne stakeholders en eindgebruikers om inzicht te krijgen in hun behoeften en eisen.
Selecteer de juiste aanbestedingsprocedure
Er zijn verschillende soorten aanbestedingsprocedures, elk met hun eigen voordelen en nadelen. Kies de procedure die het beste past bij de omvang en complexiteit van uw project of contract.
- Openbare aanbesteding: Deze procedure is geschikt voor grotere projecten en contracten waarbij transparantie en gelijke kansen voor alle potentiële inschrijvers van cruciaal belang zijn.
- Niet-openbare aanbesteding: Bij deze procedure selecteert u vooraf een beperkt aantal aanbieders om deel te nemen. Dit kan geschikt zijn voor meer gespecialiseerde projecten of contracten.
- Onderhandse aanbesteding: In deze procedure onderhandelt u rechtstreeks met een of meer gekozen aanbieders. Dit kan zinvol zijn voor kleinere projecten of contracten met een beperkte markt.
Vergeet niet om de geldende wetgeving en richtlijnen voor aanbestedingen in België na te leven.
Stel een duidelijk beoordelingskader op
Om een objectieve en eerlijke selectie te maken, is het essentieel om een duidelijk beoordelingskader op te stellen. Dit kader bevat criteria zoals prijs, kwaliteit, ervaring en andere relevante factoren.
Prioriteer uw criteria
Niet alle criteria zijn even belangrijk. Bepaal welke criteria de hoogste prioriteit hebben en ken daar een hoger gewicht aan toe in uw beoordelingskader.
“Een goed beoordelingskader zorgt ervoor dat alle inschrijvers op een eerlijke en transparante manier worden beoordeeld.” – Prorem
Communiceer effectief met inschrijvers
Zorg voor een open en transparante communicatie met alle potentiële inschrijvers. Verstrek duidelijke informatie over de aanbestedingsprocedure, vereisten en termijnen.
Organiseer een informatiesessie
Overweeg om een informatiesessie te organiseren waarin inschrijvers vragen kunnen stellen en extra toelichting kunnen krijgen. Dit voorkomt misverstanden en stelt hen in staat om een betere offerte in te dienen.
Praktische tip
Stel een duidelijk communicatiekanaal in voor vragen en opmerkingen van inschrijvers tijdens het proces.
Evalueer de inschrijvingen grondig
Eenmaal de inschrijvingen binnen zijn, is het tijd om ze zorgvuldig te evalueren op basis van uw beoordelingskader. Betrek relevante experts en stakeholders bij dit proces om een solide en goed onderbouwde beslissing te nemen.
- Controleer of alle inschrijvingen voldoen aan de gestelde vereisten.
- Beoordeel elk inschrijving volgens de criteria in uw beoordelingskader.
- Vergelijk de inschrijvingen en identificeer de sterktes en zwaktes van elke inschrijver.
- Maak een gewogen score voor elke inschrijving op basis van uw prioriteiten.
Documenteer elk stap van het evaluatieproces voor transparantie en verantwoording.
Maak de juiste keuze
Na een grondige evaluatie is het tijd om de beste inschrijver te selecteren. Neem alle factoren in overweging, waaronder prijs, kwaliteit, ervaring en compliance met uw vereisten.
Onderhandel indien nodig
Afhankelijk van de aanbestedingsprocedure, kunt u overwegen om te onderhandelen met de geselecteerde inschrijver over specifieke voorwaarden of prijzen.
“Een geslaagde aanbesteding resulteert in een sterke samenwerking die waarde creëert voor alle betrokken partijen.” – Prorem
Bij Prorem staan we klaar om u te ondersteunen bij het hele aanbestedingsproces. Ons team van experts in facility management deelt graag hun kennis en ervaring met u. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie of advies op maat.
Professionele ondersteuning, begeleiding en advies voor gebouweigenaars
Prorem is een professional in property- en facility management. Met een heldere visie en een duidelijk doel : onze klanten oplossingen aanbieden en toegevoegde waarde leveren. Daarom denken we verder, lopen we hard en zoeken we samen naar de beste samenwerking.
In de professionele werkomgeving is een directe beschikbaarheid van informatie en diensten de norm. De beleving is hierbij een vereiste en als het kan nog iets extra leveren. Om als organisatie een aantrekkelijke gebouwbeheerder/werkgever te worden en/of te blijven, zult u op deze ontwikkeling willen inspelen. Prorem ondersteunt u daarbij met de juiste oplossingen : op zowel strategisch, tactisch als uitvoerend niveau.
Onze werkdomeinen:
- Brandpreventie
- Facility management
- Consulting
Consulting
Deeltijds ingeschakeld; voltijds betrokken! Een correct advies brengt geld op!
Niet iedereen heeft nood aan een fulltime gebouwbeheerder of –afdeling. Of u heeft er één maar de ruimte ontbreekt om nieuwe projecten op te starten of lopende projecten af te ronden? U heeft een gebrek aan de juiste specialisatie om een specifiek project op te starten! Wij staan voor u klaar…
Samenwerking: binden en verbinden
Wij voelen een sterke verantwoordelijkheid voor onze klanten. Door regelmatig met elkaar te praten en dan ook goed door te vragen achterhalen we de behoeften van onze klanten. We vertalen deze behoeften en wensen van onze klanten naar oplossingen in dienstverlening. Voor de oplossing op maat is bijna steeds samenwerking vereist en gaan wij voor sterke partnerships.
Samen het verschil maken?
Meer informatie over onze diensten en tarieven kan via een offerteaanvraag. Contacteer ons vrijblijvend.